oggi è la giornata internazionale degli archivi

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Secondo un’etimologia accettata, il termine archivio deriva dal greco archeion, tramite il latino archium/archivum/archivium, che significa “palazzo dell’arconte”, luogo in cui, presumibilmente, si conservavano anche gli atti emanati dal magistrato. Nella concezione volgare, ovvero nell’uso comune, un archivio è un agglomerato di carte o altri materiali, una raccolta di informazioni che, pur non essendo più di interesse per i soggetti che l’hanno prodotta, viene conservata per una eventuale consultazione. Non mancano nel linguaggio generico le accezioni negative: si pensi al verbo “archiviare”, che può essere sinonimo di “dimenticare”, “mettere da parte”, “seppellire”. In realtà uno degli elementi essenziali dell’archivio è proprio la consultabilità e la fruizione.
Il concetto di archivio non è così semplice. Per archivio si intende un complesso ordinato e sistematico di atti, scritture e documenti prodotti e/o acquisiti da un soggetto pubblico o privato (ente, istituzione, famiglia o individuo nel normale esercizio delle proprie funzioni), durante lo svolgimento della propria attività, e custoditi in funzione del loro valore di attestazione e di tutela di un determinato interesse. L’interesse potrà essere di varia natura: politico-sociale (amministrativo, giudiziario, scientifico, militare, religioso…) o patrimoniale.
In senso stretto l’archivio è quel complesso di documenti caratterizzato da un vincolo archivistico, naturale e originario. Il vincolo, che è il nodo dell’archivistica, è quella caratteristica che fa sì che la raccolta si formi in maniera spontanea e mai attraverso una produzione volontaria: in ciò sta la grande differenza tra archivi e raccolte (di oggetti, come le collezioni, o di libri, come le biblioteche, ecc.), poiché i primi si formano come diretta conseguenza dell’attività spontanea di un soggetto produttore dei documenti, mentre le seconde sono sempre frutto di scelte mirate, a spettro più o meno ampio, e difficilmente esaustive dell’intera complessità di un fenomeno in generale.

La gestione della memoria tramite archivi è ampiamente documentata almeno dal III millennio a.C., grazie a scoperte archeologiche di interi archivi di tavolette di argilla, tra i quali spicca quello di Ebla in Mesopotamia (quasi integro, con circa ventimila tavolette); nel secondo millennio spiccano invece gli archivi degli Ittiti in Anatolia. Non ci è giunta testimonianza della presenza di particolari metodologie archivistiche per quelle epoche. Nell’età classica si passò a supporti più agili e leggeri (papiro, pelle, pergamena), ma anche più volatili, tanto che la stragrande maggioranza degli archivi egiziani, greci e romani è oggi perduta. Restò però l’uso di registrare alcuni avvenimenti di massima importanza su supporti più duraturi, come le incisioni su lastre di marmo o di pietra, per salvaguardarne la memoria in eterno (epigrafia). Nella Roma repubblicana si conosce dalle fonti l’uso di tavolette lignee sia imbiancate e scritte a inchiostro (album), sia rivestite di cera e incise (tabulae cerussatae), che venivano custodite con la massima cura in ambienti sacri. Di esse tuttavia non è pervenuta a noi alcuna traccia.
In epoca imperiale il sistema archivistico venne perfezionato e nacquero le idee di memoria eterna dei fatti e della fides verso le scritture degli archivi pubblici. Ma i problemi legati alla fragilità nel tempo dei supporti ha fatto sì che siano veramente esigue le testimonianze archivistiche dal I millennio a.C. al I millennio d.C., con rare eccezioni riguardanti episodici, singoli documenti. Solo sul finire del I millennio d.C., allo scadere dell’alto medioevo, l’uso della pergamena e lo sviluppo sociale ed economico degli ordini religiosi e della Chiesa permisero la conservazione di una significativa quantità di documentazione archivistica, via via più consistente. La nascita dei Comuni segnò un grande sviluppo, con l’introduzione della carta, dei libri e degli armari, al posto delle poco pratiche capse e scrinia (casse e scrigni). Nacquero in questo periodo figure addette alla conservazione dei documenti, i notari, che ordinavano e custodivano il materiale proveniente dagli uffici comunali, rendendolo disponibile per la fruizione dei funzionari pubblici e dei privati cittadini che avessero un interesse pertinente. Si può dire che agli inizi del Trecento quella del notaro-archivista fosse già una professione ben definita e qualificata. All’epoca comunale risalgono anche i primi regolamenti sulle gestione degli archivi pubblici.